Les clefs pour un cahier des charges fonctionnel complet

La gestion de projet est une discipline qui nécessite une planification minutieuse, une communication efficace et une compréhension approfondie des besoins du client.

Au cœur de cette démarche se trouvent deux documents essentiels : le cahier des charges fonctionnel et le cahier des charges technique. Ces documents servent de fondation à la réalisation du projet en définissant clairement les objectifs, les exigences et les spécifications techniques.

Dans cet article, nous explorerons l’importance, la structure et le rôle du cahier des charges fonctionnel dans le processus de gestion de projet.

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Définition du cahier des charges fonctionnel

• Décrit les besoins et fonctionnalités d’un point de vue « utilisateur »
• C’est le socle sur lequel repose la réussite du projet
• Il servira de guide aux équipes techniques
• Facilite la validation du produit final

Le cahier des charges fonctionnel est un document détaillé qui décrit les besoins, les fonctionnalités et les caractéristiques attendues d’un projet du point de vue de l’utilisateur. Il s’agit d’un outil de communication crucial entre les parties prenantes, y compris les clients, les chefs de projet et les équipes de développement.

En résumé, le cahier des charges fonctionnel est le fondement sur lequel repose la réussite d’un projet, permettant une compréhension commune des objectifs et assurant l’alignement de toutes les parties prenantes tout au long du cycle de développement.

Objectif du cahier des charges fonctionnel

• Clarifie le besoin
• Améliore la communication entre les équipes du projet
• Sert de base pour la validation des livrables
• Guide les développeurs

Clarification du besoin

Le cahier des charges fonctionnel identifie et définit les besoins fonctionnels du projet, permettant ainsi de clarifier les attentes du client.

En détaillant les fonctionnalités attendues et les interactions utilisateur-système, il crée une base solide pour la compréhension commune des exigences, réduisant ainsi les risques de malentendus tout au long du cycle de développement.

Ce document a pour objectif de traduire les attentes des utilisateurs en spécifications fonctionnelles compréhensibles par l’équipe de développement.

En se concentrant sur l’expérience utilisateur, il vise à définir clairement les différentes interactions prévues avec le système, les scénarios d’utilisation et les résultats attendus.

Communication efficace

En énumérant les fonctionnalités essentielles, le cahier des charges fonctionnel facilite la communication entre les différentes équipes, réduisant ainsi les risques d’incompréhension.

Ce document devient une référence centralisée où les parties prenantes peuvent accéder aux informations essentielles, favorisant ainsi la cohésion et la collaboration au sein de l’équipe de projet.

Il joue ainsi un rôle central dans la gestion des attentes, favorisant la transparence et la collaboration entre toutes les parties impliquées dans le projet.

Base de validation

Il sert de base pour la validation des livrables, permettant aux parties prenantes de mesurer la conformité du produit final par rapport aux attentes initiales.

Grâce à des critères d’acceptation clairs et définis dans le cahier des charges fonctionnels, les équipes de projet peuvent évaluer objectivement la réussite de chaque phase et garantir que le produit final répond aux besoins spécifiés.

Il guide les développeurs

Il sert de guide pour les équipes techniques.

Il fournit aux équipes de développement un aperçu clair des exigences fonctionnelles, orientant ainsi la conception et la mise en œuvre du projet. Les développeurs peuvent s’y référer pour comprendre les spécifications détaillées, assurant ainsi une cohérence et une uniformité dans la mise en œuvre des fonctionnalités, tout en minimisant les risques d’interprétation divergente.

En servant de guide technique, le cahier des charges fonctionnels contribue à l’efficacité du processus de développement et à la qualité du produit final

Contenu du cahier des charges fonctionnel

Voici les principaux paragraphes que vous pourriez inclure dedans:

• Présentation du projet
  • Contexte, objectifs, périmètre existant et parties prenantes
• Besoins
  • Fonctionnels
  • Non fonctionnels
  • Techniques (c’est un autre document qui peut apparaitre en référence)
  • Limites du projet
  • Critères de validation
• Contraintes
  • Coûts, délais, techniques, dépendances
• Déroulé du projet
  • Planning, PAQ, matrice de risques, RACI, gestion des changements, livrables

Présentation du projet

Contexte

La section sur le contexte du projet doit inclure une description détaillée de l’environnement de travail, englobant les ressources et les technologies utilisées, les référentiels, les directives ainsi que les contraintes du projet.

Objectifs

Les objectifs projet correspondent à ce que vous chercher à obtenir une fois le projet en place.

Description de l’existant

Décrire l’existant, ce que votre projet va remplacer. Il s’agit d’analyser les processus et solutions en place afin de proposer une solution cible.

Parties prenantes

Rappel de l’organisation de projet (participants, rôles et l’organisation des tâches, etc.), ce paragraphe sera complété par le RACI.

Expression des besoins

Besoins fonctionnels

Détailler l’ensemble des besoins fonctionnels auxquels l’application devra répondre. Ce sont les fonctions attendues d’un produit pour répondre aux besoins des utilisateurs ou clients finaux

Besoins non fonctionnels

Détailler l’ensemble des besoins non fonctionnels auxquels l’application devra répondre: Performances, fiabilité, sécurité, extensibilité, maintenabilité.

Besoins techniques

Détailler l’ensemble des besoins techniques auxquels l’application devra répondre. Ce paragraphe est normalement considéré comme un document externe , à part entière. A vous de décider si vous y faites référence dans le cahier des charges fonctionnel.

Ce sont les fonctions techniques attendues d’un produit pour répondre aux besoins du projet.

Limites du projet

Préciser ici les fonctionnalités incluses et exclues du projet.

Critères de validation du projet

Décrire les conditions qu’une solution informatique devra remplir pour être acceptée par un utilisateur ou un client final (exigences de performances).

Contraintes

Coûts

Rappeler le budget alloué au projet, que ça soit en BUILD ou RUN.

Délais

Rappeler le planning prévisionnel, la date cible de fin de projet ainsi que les jalons clefs.

Contraintes techniques

Préciser si des contraintes techniques existent sur le projet. Exemple, pour la base de données SQL, il faudra utiliser le système de gestion de base de données « ORACLE » uniquement.

Dépendances

Préciser si des dépendances sont prévues ou identifiées avec d’autres projets et/ou d’autres outils.

Déroulé du projet

Planification

Détailler le planning, sous forme de diagramme idéalement.

Plan d’assurance qualité

Préciser les mesures, procédures et normes détaillées pour garantir la qualité et la conformité du projet.

Matrice des risques

Lister tous les risques identifiés sur le projet ainsi que les plans d’atténuations liés à chaque risque.

RACI

Document qui sert à déterminer les rôles et responsabilités de chaque acteur d’un projet

Gestion des changements

Détailler ici la procédure de demande de modification ainsi que les processus d’approbation des changements

Livrables

Préciser ici tous les livrables attendus dans la phase projet, que ça soit en termes de documentation, livraisons et planning.

Prêt(e) à rédiger votre premier cahier des charges fonctionnel ?

En conclusion, le cahier des charges fonctionnel est un pilier essentiel de la gestion de projet.

Il fournit une base solide pour la planification, l’exécution et le suivi des projets, tout en assurant une communication claire entre les parties prenantes. Un cahier des charges fonctionnel bien défini garantit que le produit répond aux attentes fonctionnelles.

En intégrant ce document dans leur méthodologie projets, les chefs de projet peuvent maximiser les chances de succès et minimiser les risques potentiels.